Arbeiten mit Sage 100
Eine Kernfunktion von ERP-Systemen ist die Materialbedarfsplanung, die garantieren soll, dass immer alle für die Produktion erforderlichen Materialien vorhanden sind – in der richtigen Menge und an der richtigen Stelle. Bei kleineren Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitenden ist die ERP-Software Sage 100 sehr beliebt. So auch bei unserem Kunden LEAB – einem Produzenten mobiler Stromlösungen.
Probleme mit dem Onlineshop
Eine Schwachstelle dieses ERP-Systems ist die mangelnde Möglichkeit, ein Produktinformationssystem (PIM) einzubinden und eine optimierte Schnittstelle zu einem Onlineshop herzustellen. Eine Herausforderung, die visuellverstehen gerne angenommen hat.
„Für die Kernprozesse ist Sage 100 sehr gut geeignet, es spricht nur nicht gerne mit der Außenwelt“, erklärt Christian Dethlefsen, Leiter Produkte und Informationen bei LEAB. „Wir hatten nicht ein einheitliches System, sondern viele kleine. Vom Shop über das ERP-System bis hin zu Infohandbüchern – sollten Daten hinzugefügt oder bestehende geändert werden, musste das an bis zu 32 verschiedenen Stellen getan werden. Ein sehr fehleranfälliger Vorgang.“
Eine umfangreiche Aufgabe
Mit diesen Problemen wandte sich LEAB im Rahmen unserer festen Betreuung an visuellverstehen. Ein Umstieg auf ein neues ERP-System kam nicht in Frage – ein solcher Schritt dauert Jahre und verursacht Kosten in Millionenhöhe. Für uns galt es also, ein Konzept zu entwickeln, das durch die Verknüpfung von Sage 100, PIM-System und Onlineshop die interne Arbeit stark vereinfacht, Produktinformationen synchronisiert sowie Kund*innen ein einmaliges Erlebnis beim digitalen Einkauf bietet.
Erst die Vision, dann der Plan
Das grobe Ziel war also klar. Doch es musste eine Vision her. In einer Vorbereitungsphase von gut sechs Monaten wurden detaillierte Ziele definiert und zeitlich abgesteckt – welches sich direkt und auch später in der Zusammenarbeit mit IAS Software noch als sehr hilfreich erweisen sollte. Wie könnte die Software-Architektur aussehen? Was wird an Verbesserungen benötigt? Wie kommen wir dahin? Das waren die zentralen Fragen.
„Wenn ein Unternehmen eine konkrete Idee hat, können wir diese Phase wesentlich schlanker halten“, sagt Malte Riechmann, Projektleiter und Geschäftsführer bei visuellverstehen. „Doch in der Arbeit mit LEAB haben uns diese Schritte sehr geholfen. Aus vielen einzelnen Problemen oder Verbesserungsmöglichkeiten hat sich ein Entwurf für eine neue IT-Systemlandschaft entwickelt, die skalierbar, updatefähig und erweiterbar ist.“
Schritt für Schritt zum Ziel
Als besonders effektiv hat sich in diesem Projekt das agile Projektmanagement erwiesen. Anstatt sehr lange Zeit am Stück an einem riesigen Projekt zu arbeiten und ein scheinbar fertiges Produkt zu präsentieren, hat es alle zwei Wochen Treffen mit LEAB gegeben, um das bisher Entwickelte vorzustellen. 14 Tagen intensiver Arbeit folgte immer ein Blick zurück. Durch die iterative Methode wird sichergestellt, dass wir flexibel auf Herausforderungen und Ressourcen reagieren können. Auf Kund*innen-Seite ergibt sich durch stetige Veröffentlichungen ein frühzeitiger Return on Investment. In Zusammenarbeit mit IAS Software war bei diesem Projekt fast jede Woche etwas Neues online.
